Die Rechnung, die Ihre alte Website nie schickt

Die sichtbaren Kosten kennt Ihre Buchhaltung. Sie kommen monatlich oder jährlich, und hinter jeder steht ein Lieferant. Da sind zuerst die Lizenzgebühren für das CMS (Content-Management-System, also die Software, mit der Ihr Team Inhalte pflegt), dazu kostenpflichtige Plugins, Themes oder eine Erweiterung für Übersetzungen.

Dann das Hosting mit Servern, Domains, SSL-Zertifikaten und Backups, bei manchen Seiten auch einem CDN (Content Delivery Network), das Inhalte über verteilte Server schneller ausliefert. Der dritte Posten ist die Wartung: vertraglich vereinbarte Stunden bei der Agentur oder der internen IT für Updates, Fehlerbehebung und kleine Anpassungen.

Sicherheitsupdates laufen oft unter Wartung mit, verdienen aber einen eigenen Blick. CMS-Kern, Plugins und Serversoftware müssen regelmäßig aktualisiert werden. Danach sollte jemand testen, weil ein Update gern eine andere Funktion beschädigt, zum Beispiel das Kontaktformular.

Alle diese Posten lassen sich planen. Bei älteren Systemen steigt allerdings vor allem der Wartungsanteil, weil jede Änderung mehr Vorsicht und mehr Tests braucht. Und sie zeigen nur einen Teil dessen, was die Website Ihr Unternehmen tatsächlich kostet.

Die versteckten Kosten verteilen sich auf Marketing, Vertrieb, IT und Produktmanagement. Jede Abteilung trägt einen Teil davon, zusammengezählt hat sie meist niemand. Am deutlichsten merkt man sie beim Warten.

Nehmen Sie die neue Preisliste im Jänner oder ein geändertes Zertifikat, das auf jeder betroffenen Produktseite ausgetauscht werden muss. Läuft jede solche Änderung über die Agentur oder die IT, vergehen Tage, manchmal Wochen. So lange steht online eine falsche Information, oder sie fehlt ganz. Bezahlt wird das mit verzögerten Veröffentlichungen und mit den Stunden, die für Mails und Abstimmung draufgehen.

Ähnlich ist es mit der doppelten Pflege. Produktdaten stehen im ERP (Enterprise Resource Planning, also dem Warenwirtschaftssystem), im Katalog, auf der Website und in den Datenblättern. Wer sie an jeder Stelle einzeln pflegt, verliert Zeit und erzeugt Widersprüche, die meist zuerst Kunden oder dem Vertrieb auffallen.

Viele ältere Systeme erlauben der Redaktion außerdem nur Textänderungen. Braucht die Produktmanagerin einen neuen Abschnitt, ein anderes Layout oder ein zusätzliches Formular, wird daraus ein Ticket bei der Agentur. Jedes davon kostet Abstimmungszeit und wird einzeln verrechnet.

Total Cost of Ownership, kurz TCO, meint die Gesamtkosten eines Systems über seine Nutzungsdauer: Anschaffung, laufender Betrieb, interne Arbeitszeit, Anpassungen und am Ende die Ablösung. Ihr Einkauf kennt das Prinzip von Maschinen und Fahrzeugen. Bei Websites wendet es kaum jemand an.

Fünf Jahre sind ein üblicher Planungshorizont für Investitionen. In dieser Zeit können laufende Kosten die Anschaffung überholen, und trotzdem lässt sich noch belastbar schätzen. Rechnen Sie zwei Szenarien durch. Im ersten betreiben Sie das bestehende System weiter, samt absehbarer Pflichtausgaben wie einem erzwungenen Versions-Update oder einem Hosting-Wechsel. Im zweiten führen Sie eine neue Lösung ein und zählen Einführung, Schulung und Datenmigration mit.

Bei einer DXP (Digital Experience Platform) auf Basis von Storyblok verteilen sich die Kosten der neuen Lösung auf zwei Verträge. Die Storyblok-Lizenz schließen Sie direkt mit Storyblok ab. Werbeberg verkauft keine Lizenzen, hilft Ihnen aber bei der Auswahl des passenden Plans. Von uns kommen Konzeption, Frontend-Entwicklung, Schnittstellen und Betreuung. Beide Verträge gehören in das zweite Szenario.

Aussagekräftig wird der Vergleich erst, wenn Sie interne Stunden mit einem internen Stundensatz bewerten. Den Satz liefert Ihr Controlling. So werden Posten vergleichbar, die sonst als „ohnehin da“ gelten.

Für Geschäftsführung und Einkauf, zum direkten Weiterleiten:

• Unsere Website kostet mehr als Lizenzen, Hosting und Wartung. Interne Arbeitszeit und Wartezeiten stehen in keiner Rechnung.

• Veraltete Plugins sind ein Sicherheitsrisiko, dessen Kosten erst bei einem Vorfall sichtbar werden.

• Eine langsame oder mobil schlecht nutzbare Seite kostet Anfragen, die wir nicht messen können, weil sie nie eingehen.

• Ich schlage einen TCO-Vergleich über fünf Jahre vor: Weiterbetrieb gegen neue Lösung.

• Eine Vorlage mit allen elf Kostenpositionen liegt bei. Die Zahlen erheben wir gemeinsam mit IT, Vertrieb und Controlling.