Was Ihre IT fragen wird, bevor sie Ja sagt

Bevor die Konzern-IT einem neuen Website-System zustimmt, will sie wissen, wo die Daten liegen, wer Zugriff hat und wie man wieder herauskommt. Für eine DXP aus Storyblok und individuell entwickeltem Frontend lassen sich diese Fragen vorab beantworten.

Der Termin steht. Im Besprechungsraum sitzen die Marketingleiterin, zwei Kollegen aus der IT und jemand von der Informationssicherheit, auf dem Tisch liegt der Vorschlag für die neue Website. Nach fünf Minuten redet niemand mehr über Design oder Redaktion. Es geht um Rechenzentren, Auftragsverarbeitung und Exportformate. Dafür sitzt die IT am Tisch, und je besser das Marketing die Antworten kennt, desto kürzer wird die Runde.

Eine DXP (Digital Experience Platform) bündelt Inhalte, Website und angebundene Systeme. Bei Werbeberg besteht sie aus zwei Teilen: Storyblok als Headless CMS, also einem Redaktionssystem ohne eigene Darstellungsschicht, und einem Frontend, das wir für jedes Unternehmen eigens entwickeln. Beide Teile reden ausschließlich über definierte Schnittstellen miteinander. Diese Trennung steckt in fast jeder Antwort, die Ihre IT bekommt.

Das Wichtigste in Kürze

//Storyblok läuft als SaaS-Dienst, der Speicherort der Inhalte wird beim Anlegen über die Rechenzentrumsregion festgelegt.
//Das Frontend ist eine eigene Anwendung und läuft dort, wo Ihre IT es vorgibt.
//Für die DSGVO bietet Storyblok ein Data Processing Agreement an, Formulardaten gehen direkt an Ihr CRM oder Postfach.
//Anforderungen wie SSO, fein abgestufte Rollen und Zwei-Faktor-Anmeldung gehören vor dem Start auf den Tisch.
//Den Frontend-Code bekommen Sie mit Dokumentation, ein späterer Wechsel von Dienstleister oder CMS bleibt möglich.

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Rechenzentrum und Betrieb

Wo die Daten liegen und wer die Server wartet

Läuft das CMS bei uns oder in der Cloud? Storyblok ist ein SaaS-Dienst (Software as a Service), der Hersteller hostet und wartet die Plattform. Eine Installation auf eigenen Servern ist im Standard nicht vorgesehen, falls Ihr Projekt eine Sonderform braucht, klären wir das direkt mit Storyblok. Für Ihre IT heißt das: Für das CMS gibt es keine Server, keine Datenbank und keine Updates zu betreuen.

Wo die Inhalte physisch liegen, wird beim Anlegen des Storyblok-Space festgelegt, und zwar über die Region des Rechenzentrums. Europäische Unternehmen können eine EU-Region wählen. Welche Region für Ihr Projekt gilt, legen wir vor dem Start gemeinsam fest: [PLATZHALTER: gewählte Storyblok-Region und Rechenzentrumsstandort].

Das Frontend ist eine eigene Webanwendung und hat deshalb auch ein eigenes Zuhause. Es kann auf Ihrer Infrastruktur laufen, bei einem Cloud-Anbieter Ihrer Wahl oder auf einem Hosting, das wir organisieren. Meist liefert ein CDN die Seiten aus, ein Netz verteilter Server, das die Website nah beim Besucher bereitstellt. Ruft der Distributor in Skandinavien die Produktseite auf, bekommt er sie von einem Server in seiner Nähe.

Die Updates für das CMS spielt Storyblok selbst ein, ohne Zutun Ihrer IT. Beim Frontend vereinbaren wir, wer Frameworks und Abhängigkeiten aktuell hält. Das kann Werbeberg im Rahmen eines Wartungsvertrags übernehmen, genauso gut aber Ihr eigenes Entwicklungsteam.

Für die Datensicherung der Plattform ist Storyblok als Betreiber zuständig, die Details stehen in den Sicherheitsunterlagen des Herstellers. Wer zusätzlich eine eigene Kopie haben will, exportiert die Inhalte über die Management API und legt sie in der eigenen Umgebung ab. Für das Frontend gilt das Backup-Konzept des jeweiligen Hostings.

Bei der Verfügbarkeit hilft die Trennung ebenfalls. Die Website kommt vom Frontend-Hosting und nicht direkt aus dem CMS, meist über das CDN. Ist Storyblok kurzzeitig nicht erreichbar, bleiben bereits erzeugte Seiten je nach Architektur online. Die vertraglichen Zusagen zur Verfügbarkeit sollte sich Ihre IT vor dem Start ansehen, für das CMS ebenso wie für das Hosting.

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Sicherheit und DSGVO

Wer ins CMS darf und was im Auftragsverarbeitungsvertrag steht

Die Informationssicherheit fragt meistens zuerst nach Zertifikaten. Storyblok veröffentlicht Angaben zu Zertifizierungen und Sicherheitsmaßnahmen in eigenen Unterlagen, den jeweils aktuellen Stand geben wir Ihrer IT direkt vom Hersteller weiter: [PLATZHALTER: aktuelle Storyblok-Zertifizierungen und Link zu den Sicherheitsunterlagen].

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Die DSGVO verlangt einen solchen Vertrag (AVV) mit jedem Dienstleister, der in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet. Storyblok bietet dafür ein eigenes Data Processing Agreement (DPA) an, die aktuelle Fassung bekommt Ihr Datenschutz von uns: [PLATZHALTER: Link zum aktuellen Storyblok-DPA]. Für Hosting, Formulare und Tracking kommen je nach Setup weitere Verträge dazu, die wir im Projekt auflisten.

Viele personenbezogene Daten liegen im CMS ohnehin nicht. Es sind die Namen und E-Mail-Adressen der Redakteurinnen und Redakteure, dazu Inhalte, die Personen nennen, etwa der Ansprechpartner im Vertrieb. Anfragen aus dem Kontaktformular müssen gar nicht in Storyblok landen, das Frontend übergibt sie direkt an Ihr CRM oder an ein Postfach.

Welche Formular- und Trackingdienste eingesetzt werden, bestimmen Sie gemeinsam mit Datenschutz und IT. Wir binden die Dienste ein, die bei Ihnen freigegeben sind, samt Consent-Management für die Einwilligung der Besucher.

Getrennte Schichten machen klar, welche Daten wo liegen.

Bei den Zugriffen setzt Storyblok auf Rollen und Rechte. Sie legen fest, wer welche Bereiche sehen, bearbeiten oder veröffentlichen darf, zum Beispiel dass die Produktmanagerin Datenblätter ändern kann, freischalten aber nur das Marketing. Benutzer können ihr Konto zusätzlich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen. Viele IT-Abteilungen wünschen sich außerdem Single Sign-on (SSO), also die Anmeldung mit dem bestehenden Firmenkonto.

Den Storyblok-Vertrag schließt Ihr Unternehmen direkt mit Storyblok ab. Welche Funktionen er enthalten muss, etwa SSO mit Ihrem Identity Provider, fein abgestufte Rollen, eine verpflichtende Zwei-Faktor-Anmeldung oder eine bestimmte Aufbewahrungsdauer für Versionen, klären wir vor dem Start gemeinsam mit Ihrer IT. Bei der Auswahl unterstützen wir Sie.

Versionen speichert Storyblok beim Bearbeiten automatisch mit, frühere Stände einer Seite lassen sich ansehen und wiederherstellen. Überschreibt jemand beim Einpflegen einer Zertifikatsänderung versehentlich die falsche Seite, ist der vorige Stand nicht verloren. Der Frontend-Code liegt in einem Git-Repository, dort ist jede Änderung nachvollziehbar.

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Schnittstellen und Ausstieg

Wie offen ist das System, heute und bei einem Wechsel?

Welche APIs gibt es? Storyblok stellt zwei öffentlich dokumentierte Schnittstellen bereit, die Content Delivery API zum Lesen veröffentlichter Inhalte und die Management API zum Anlegen und Ändern. Beide arbeiten mit Zugriffstoken. Das Frontend braucht in der Regel nur lesenden Zugriff.

PIM, ERP oder CRM hängen über das Frontend oder über eine Middleware am System, ein Zwischenprogramm, das Daten abholt und aufbereitet. So kommt das neue Datenblatt aus dem PIM auf die Website, ohne dass es jemand im CMS ein zweites Mal pflegt. Wie aufwendig die Anbindung wird, hängt von den Schnittstellen Ihrer Systeme ab.

Damit andere Systeme von Änderungen erfahren, verschickt Storyblok Webhooks. Beim Veröffentlichen einer Seite geht eine Nachricht an eine festgelegte Adresse, und die kann einen neuen Build des Frontends anstoßen, einen Cache leeren oder einen Eintrag in einem anderen System auslösen.

Auch nach dem Code fragt die IT. Das individuell entwickelte Frontend übergeben wir Ihnen mit Quellcode und Dokumentation. Die genauen Nutzungsrechte regelt der Projektvertrag: [PLATZHALTER: Regelung zu Nutzungsrechten und Übergabezeitpunkt im Vertrag].

Damit ist auch die Frage nach dem Dienstleisterwechsel beantwortet, die in kaum einer Abstimmung fehlt. Das Frontend basiert auf verbreiteten Web-Technologien, andere Entwickler können daran weiterarbeiten. Storyblok ist ein Standardprodukt mit öffentlicher Dokumentation. Mit Code, Zugängen und dokumentiertem Content-Modell hat ein neues Team eine solide Grundlage für die Übernahme.

Soll eines Tages Storyblok selbst ersetzt werden, lassen sich die Inhalte über die API als strukturierte Daten exportieren. Weil Darstellung und Inhalt getrennt sind, muss bei einem CMS-Wechsel vor allem die Datenanbindung des Frontends angepasst werden. Der Aufwand hängt vom Umfang Ihres Content-Modells ab.

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Zum Weiterleiten

Die Kurzfassung für Ihre Kollegen

Für die Kolleginnen und Kollegen aus der IT, zum Kopieren in eine Mail:

Storyblok ist ein SaaS-CMS. Die Rechenzentrumsregion wird beim Einrichten des Space gewählt, eine EU-Region ist dabei wählbar.
Das Frontend ist eine eigene Anwendung und kann auf unserer Infrastruktur oder bei einem Anbieter nach unserer Vorgabe laufen.
PIM, ERP und CRM werden über dokumentierte APIs, Webhooks oder eine Middleware angebunden, Formulardaten gehen direkt ins Zielsystem.
Anforderungen wie Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung und SSO sollten wir vor dem Start festhalten.
Der Frontend-Code wird an uns übergeben, ein späterer Wechsel von Dienstleister oder CMS bleibt möglich.

Alle 20 Fragen zum Weiterleiten

Die vollständige IT-Checkliste

Alle 20 Fragen zu Hosting, Datenschutz, Zugriffen, Schnittstellen, Betrieb und Ausstieg, jeweils mit Kurzantwort und Platz für Ihre eigenen Anforderungen. Als PDF für den Abstimmungstermin mit der Konzern-IT.

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