Vier Fragen, an denen Ihre DXP im Vorstand hängt

Eine Geschäftsführung sieht viele Investitionsanträge, und jeder konkurriert um dasselbe Budget und dieselbe Aufmerksamkeit. Geprüft wird meist nach einem ähnlichen Muster, auch wenn es selten jemand ausspricht.

Zuerst geht es um das Risiko. Was passiert, wenn das Projekt scheitert oder länger dauert, und was passiert, wenn wir gar nichts tun? Dann um die Kosten, also was Einführung und Betrieb kosten und wie sich das zum heutigen Stand verhält. Die dritte Frage betrifft den strategischen Nutzen: Zahlt das Vorhaben auf Unternehmensziele wie neue Märkte, Vertrieb oder Effizienz ein? Und schließlich will jemand wissen, warum das jetzt sein muss und nicht in zwei Jahren.

Beantworten Sie diese vier Punkte vorab, wird die Diskussion kürzer. Lassen Sie sie offen, kommen sie als Rückfragen zurück, oft in der Sitzung selbst und ohne Zeit für eine gute Antwort.

Manche Anträge scheitern schon an der Formulierung. Marketing beschreibt, was im Arbeitsalltag besser wird, und der Vorstand hört darin die Werkzeugfrage einer einzelnen Abteilung. Es lohnt sich deshalb, jedes Argument in eine Wirkung auf das Unternehmen zu übersetzen.

Für den Business Case reicht eine Seite, wenn sie gut gegliedert ist. Die Beschränkung hilft Ihnen selbst, weil Sie das Wichtigste zuerst nennen müssen. Details wandern in den Anhang.

Am Anfang steht die Ausgangslage, also welches Problem Sie heute haben, in zwei, drei Sätzen. Darauf folgt das Ziel, messbar formuliert: Was soll nach dem Projekt anders sein? Die Lösung beschreiben Sie in einfachen Worten und ohne Produktvergleich. Danach kommen die Kosten für Einführung und Betrieb über fünf Jahre, gestellt neben die Kosten des Weiterbetriebs, und der Nutzen für Markt, Vertrieb, Effizienz und Risiko.

Im zweiten Teil der Seite stehen die Risiken mit ihren Gegenmaßnahmen und das Vorgehen mit Pilot, Meilensteinen und Entscheidungspunkten. Ganz unten folgt der Beschlussvorschlag. Er fehlt erstaunlich oft, dabei kann ein Vorstand nur entscheiden, wenn klar ist, worüber. Formulieren Sie ihn konkret, etwa als Freigabe eines Pilotprojekts mit definiertem Budget und Zeitrahmen.

Für den Kostenteil hilft ein TCO-Vergleich (Total Cost of Ownership, die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer). Wie Sie die Kosten Ihrer bestehenden Website erheben, beschreibt unser Beitrag „Die Rechnung, die Ihre alte Website nie schickt“. Bei einer DXP auf Basis von Storyblok gehören zwei Verträge in die Rechnung. Die Storyblok-Lizenz schließt Ihr Unternehmen direkt mit Storyblok ab, bei der Auswahl des passenden Plans unterstützen wir Sie. Konzeption, Frontend-Entwicklung, Schnittstellen und Betreuung übernimmt Werbeberg.

Die meisten Einwände lassen sich vorhersehen. Wer sie kennt, baut die Antworten gleich in den Business Case ein und muss in der Sitzung nicht improvisieren.

Fast immer fällt irgendwann der Satz, die aktuelle Website funktioniere doch. Das stimmt, nur verursacht sie laufende Kosten, die auf keiner Rechnung stehen, und genau die macht der TCO-Vergleich sichtbar. Ähnlich oft heißt es, das Ganze sei ein Marketingprojekt. Dann hilft der Hinweis, dass die Plattform Vertrieb, Produktdaten, IT-Sicherheit und neue Märkte betrifft und dass IT und Einkauf den Vorschlag bereits mitgeprüft haben.

Hat das Unternehmen schon einen Relaunch erlebt, der aus dem Ruder gelaufen ist, kommt diese Erfahrung auf den Tisch. Ihre Antwort darauf ist das Pilotprojekt mit festem Umfang und einem klaren Entscheidungspunkt. Die Sorge, sich von einem neuen Anbieter abhängig zu machen, entkräftet die Architektur. Bei Headless sind Inhalte und Frontend getrennt. Inhalte lassen sich über Schnittstellen exportieren, und das Frontend kann weiterentwickelt oder ersetzt werden.

Bleibt der Einwand, die IT habe keine Kapazität. Den nehmen Sie vorweg, indem Sie den Aufwand für die IT vorab abstimmen und im Zeitplan berücksichtigen. Am schwierigsten ist oft die kürzeste Frage: Warum gerade jetzt? Hier brauchen Sie einen konkreten Anlass aus Ihrem Haus, etwa auslaufenden Support für das alte System, einen geplanten Markteintritt oder eine Messe, zu der die neuen Produktseiten stehen müssen.

Für Ihre Abstimmung mit Geschäftsführung, IT und Einkauf, zum direkten Weiterleiten:

• Wir schlagen eine Plattform vor, mit der neue Produkte, Kampagnen und Märkte schneller online gehen.

• Ziel ist weniger Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern und geringere Folgekosten bei neuen Kanälen und Sprachen.

• Als Vergleichsmaßstab dienen die Kosten des Weiterbetriebs über fünf Jahre, inklusive interner Arbeitszeit.

• Wir starten mit einem Pilotprojekt mit festem Umfang und einem Entscheidungspunkt, statt alles auf einmal umzustellen.

• IT und Einkauf binden wir vor der Vorstandsvorlage ein, damit Sicherheit, Schnittstellen und Vertragsform geklärt sind.