Wenn das Datenblatt online nicht zum ERP passt

Der Weg eines Produkts auf die Website sieht in vielen Unternehmen ähnlich aus. Das Produktmanagement exportiert Daten aus dem ERP in eine Excel-Datei und ergänzt Texte. Die Datei geht ans Marketing, und dort kopiert jemand die Inhalte ins CMS. Bei jedem neuen Produkt und jeder Änderung beginnt das Ganze von vorn.

Beim Abtippen vertauscht jemand zwei Werte oder setzt ein Komma falsch, und bei technischen Angaben fällt das erst auf, wenn ein Kunde nachfragt. Das PDF-Datenblatt bleibt nach einer Produktänderung unverändert liegen, weil niemand daran gedacht hat. Website, Katalog und Angebot nennen irgendwann unterschiedliche Werte, und die englische Version hängt dem deutschen Stand ohnehin hinterher.

Dazu kommt, dass meist nur ein oder zwei Leute wissen, wie dieser Ablauf im Detail funktioniert. Ist eine davon krank oder hat das Unternehmen verlassen, bleibt die Aktualisierung liegen.

Jede Kopie ist eine weitere Stelle, an der Daten auseinanderlaufen können. Kommt eine neue Sprache dazu, verdoppelt sich die Zahl der Kopien, die jemand im Blick behalten muss.

Die Verbindung läuft über eine API (Application Programming Interface). Das ist eine fest definierte Schnittstelle, über die zwei Systeme Daten austauschen. Die DXP fragt dort beim PIM oder ERP nach oder bekommt bei jeder Änderung automatisch Bescheid, und die Excel-Datei zwischen Produktmanagement und Marketing fällt weg.

Bei einer DXP auf Basis von Storyblok bleibt die Arbeitsteilung klar. Storyblok ist ein Headless CMS, es verwaltet Inhalte getrennt von der Darstellung und liefert sie über APIs aus. Texte, Anwendungsbeispiele und Referenzen pflegt das Marketing in Storyblok. Die Produktdaten kommen aus dem PIM, Preise und Verfügbarkeiten bei Bedarf aus dem ERP, und das Frontend setzt alles auf der Produktseite zusammen.

In die andere Richtung funktioniert es genauso. Fragt ein Distributor aus Skandinavien über das Formular auf der Website nach einem Ersatzteil, gibt die DXP die Angaben an das CRM weiter. Der Vertrieb sieht die Anfrage dort samt dem Produkt, um das es geht, und muss nichts aus einer E-Mail herauskopieren.

Damit das zuverlässig läuft, braucht es eine Spielregel, die vor der ersten Zeile Code feststeht. Jede Information wird in genau einem System gepflegt, Fachleute sprechen von Single Source of Truth. Alle anderen Systeme übernehmen die Daten von dort und ändern sie nicht.

Bei der direkten Anbindung spricht die DXP ohne Umweg mit der Schnittstelle des PIM oder ERP. Das passt gut, wenn wenige Systeme beteiligt sind und diese eine ordentlich dokumentierte API haben.

Die Alternative ist eine Middleware, also eine eigene Integrationsschicht zwischen den Systemen. Sie holt Daten ab, wandelt Formate um und verteilt sie an mehrere Empfänger. Im Konzern ist das oft eine bestehende Integrationsplattform. Es kann aber auch eine Automatisierung mit Werkzeugen sein, die Systeme ohne großen Programmieraufwand verbinden.

Welcher Weg passt, klärt sich meist in einem Gespräch mit der IT. Hat das Quellsystem überhaupt eine API, oder gibt es nur Dateiexporte? Gibt es im Konzern schon eine Integrationsplattform, die genutzt werden soll? Wie viele Systeme brauchen dieselben Daten, und wer betreut die Schnittstelle nach dem Go-live?

Für IT und Marketing, zum Übernehmen in die nächste Mail:

• Wir wollen Produktdaten nur noch an einer Stelle pflegen und auf der Website und weiteren Kanälen automatisch ausspielen.

• Dafür legen wir fest, welches System für welche Daten führend ist (PIM, ERP, CRM, CMS).

• Die DXP übernimmt die Daten per API. Ob direkt oder über eine Middleware, entscheiden wir gemeinsam mit der IT.

• Anfragen von der Website landen ohne Abtippen im CRM.

• Vor dem Start prüfen wir Datenqualität, Zuständigkeiten und den nötigen Aktualisierungstakt.